Europeana slouží zejména pro „inteligentní“ vyhledávání digitálních objektů. Má ve své databázi informace o digitálních objektech (metadata) včetně náhledů. Konkrétní digitální objekt (fotografie v plném rozlišení, video, audio, celý text) zůstává přístupný přes Internet z technického řešení instituce.

Pro zapojení do Europeany je tedy potřeba vlastní databáze digitálních objektů a možnost přistupovat k nim z Internetu, ať již v rámci současného řešení internetových stránek, nebo jinak. V případě, že objekty máte digitalizované, ale nejsou z Internetu přístupné, můžeme vám pomoci s vytvořením jednoduché internetové prezentace umožňující spolupráci s Europeanou. Případně je možné se obrátit na NÁRODNÍ KONTAKTNÍ MÍSTO (Národní muzeum v Praze), které má pro muzea k dispozici aplikaci eSbírky.

http://www.esbirky.cz/cz/

Před samotným načtením do Europeany se data převádějí a mapují do vhodného formátu podle otevřených standardů vytvořených Europeanou. V současnosti se používá standard ESE (Europeana Semantic Elements), aktuálně ve vývoji je pokročilejší EDM (Europeana Data Model), který by měl přejít do ostrého nasazení během roku 2011. V rámci projektu ATHENA bylo vyvinuto metadatové schéma LIDO (Light Information Describing Objects), které reagovalo na potřebu vytvoření formátu dostatečně a detailně popisujícího muzejní sbírky a které je vhodné pro harvestování muzejního digitálního obsahu.

Samotné načtení dat do Europeany se po provedených testech provádí pomocí protokolu OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting), který je možno implementovat buď jako interface některých databází, nebo jako samostatnou aplikaci která pracuje s exportovaným XML souborem.

Projekt ATHENA působí jako agregátor, poskytuje zdarma celou řadu nástrojů pro úspěšné zapojení institucí do Europeany a současně poskytuje také technickou i administrativní podporu a poradenství v celém procesu.

Europeana preferuje obsah dostupný volně z Internetu (bez registrace). Přijímá však i informace o datech dostupných za poplatek nebo po registraci.