Dokumentový audit

Společnost Cross Czech a.s. se specializuje na vypracování nezávislých „dokumentových auditů“ včetně všech souvisejících činností. Cross Czech a.s. má rozsáhlé znalosti uvedené problematiky a zároveň není výrobcem ani dodavatelem konkrétního SW či HW pro tento účel.

V souvislosti s novou legislativou se v řadě organizací implementuje řešení pro příjem, odesílání, správu a ukládání elektronických dokumentů. Jak zákon 300/2008 Sb. o datových schránkách a konverzi dokumentů, tak i novela zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě přináší řadu nových povinností, na které musí jak orgány veřejné moci, tak i privátní subjekty reagovat.

Organizace jsou povinny uvést stávající interní normy organizace (spisový, aprobační, organizační řád) do souladu s novou legislativou i s nově zaváděnými aplikacemi. Aktualizace interních norem musí nově zahrnovat i pravidla pro elektronickou komunikaci a práci s elektronickými dokumenty, jejich ukládání a vyřazování. Normy musí zahrnovat i rozšíření povinností pracovníků v této oblasti.

Cílem "dokumentového auditu" je:

• Zmapovat a kvantifikovat současný stav zpracování dokumentů a zároveň analyzovat připravenost organizace na používání elektronických dokumentů v souladu s novou legislativou,
• Navrhnout řešení (případně variantní) současné situace tak, aby byly splněny všechny legislativní požadavky, v souladu s požadavky a prioritami organizace,
• Kvantifikovat a popsat navržené řešení z hlediska nákladů, objemů, harmonogramu

Činnosti prováděné v rámci "dokumentového auditu":

• Analýza legislativních norem z pohledu činnosti organizace,
• Analýza současných vnitřních předpisů pro nakládání s dokumenty v rámci všech složek organizace,
• Analýza dokumentových procesů současně provozovaných i nově zaváděných IT aplikacích v organizaci
• Analýza technické připravenosti na elektronizaci práce s dokumenty
• Specifikace variant řešení
• Podrobná specifikace architektury a požadavků vybrané varianty, popis funkčnosti
• Zpracování související metodiky nakládání s elektronickými dokumenty, příjem a odesílání prostřednictvím ISDS, vedení spisové agendy, jejich ukládání a vyřazování v souladu s legislativou
• Kvantifikace investičních a provozních nákladů, návrh etap a harmonogramu realizace
• Zpracování vzorových vnitřních směrnic (sjednocení existující předpisové základny po práci s dokumenty v souvislosti s novou legislativou a provozovanými aplikacemi)

Služeb v oblasti dokumentového auditu využili např.:

• Ministerstvo zdravotnictví ČR
• Krajské hygienické stanice
• ČÚZK