Europeana slouží zejména pro inteligentní vyhledávání digitálních objektů. Má ve své databázi informace o digitálních objektech (metadata) včetně náhledů. Konkrétní digitální objekt (fotografie v plném rozlišení, video, audio, celý text) zůstává přístupný přes Internet z technického řešení instituce.

Pro zapojení do projektu Europeana je tedy potřeba vlastní databáze digitálních objektů a možnost přistupovat k nim z Internetu ať již v rámci současného řešení internetových stránek, nebo jinak. V případě že objekty máte digitalizované, ale nejsou z Internetu přístupné, můžeme vám pomoci s vytvořením jednoduché internetové prezentace umožňující spolupráci s Europeanou.

Před samotným načtením do Europeany se data převádějí a mapují do vhodného formátu podle otevřených standardů vytvořených Europeanou. V současnosti se používá standard ESE (Europeana Semantic Elements), aktuálně ve vývoji je pokročilejší EDM (Europeana Data Model) který by měl přejít do ostrého nasazení během roku 2011. Samotné načtení dat do Europeany se po provedených testech provádí pomocí protokolu OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting), který je možno implementovat buď jako interface některých databází, nebo jako samostatnou aplikaci která pracuje s exportovaným XML souborem.

Cross Czech a.s. funguje jako virtuální agregátor, poskytuje technickou i administrativní podporu a poradenství v celém procesu, nemá však zdroje pro poskytování vlastního úložného prostoru nebo databází pro data. Tyto se předpokládají na straně vaší instituce.

Europeana preferuje obsah dostupný volně z Internetu bez registrace. Přijímá však i informace o datech dostupných za poplatek nebo po registraci.